Jak usprawnić procesy biurowe?

Usprawnianie procesów administracyjnych to cel działania każdej firmy. Już od pewnego czasu wiadomo bowiem, że właśnie w tym aspekcie aktywności przedsiębiorstwa ukryte są największe rezerwy czasowe oraz finansowe. Szczupłe zarządzanie stosowane jest nie tylko w podmiotach prywatnych, ale też coraz częściej wprowadzane do zasad działania instytucji publicznych. Szacuje się, że optymalizacja procesów biurowych w większości firm, może zwiększyć ich wydajność nawet o trzydzieści procent.

Pierwszym krokiem do usprawnienia jest wyeliminowanie działań pobocznych. Do nich zalicza się zadania, które jest w stanie wykonać jedna osoba, a są one delegowane na poszczególnych pracowników. Efektem tego jest nie tylko mniej dynamiczne wykonywanie danego działania, ale też rozmywanie się odpowiedzialności za jego końcowy efekt. To szczególne ważne w tych obszarach, gdzie istnieje bezpośredni kontakt z klientami, którzy, aby załatwić istotną dla siebie sprawę, muszą albo długo czekać na rezultat lub też są nieustannie odsyłani do kolejnych działów czy pracowników. W niektórych firmach nawet czterdzieści procent czasu pracy danego pracownika zajmowały takie właśnie działania poboczne. Dodatkowym efektem wykonywania zadań pobocznych jest brak czasu na zajmowanie się tymi aktywnościami, które realnie wpływają na zyski firmy. Jeśli pracownik musi wprowadzić dane klientów do bazy, prowadzić korespondencje, odpowiadać na wewnętrzne zapytania czy dbać o formę dokumentacji, to nie ma już czasu na opracowywanie ofert czy realizację zamówień.

Głównym powodem powstawania zadań pobocznych i marnowania czasu pracy pracownika jest brak synchronizacji między działami oraz nieplanowanie pracy. Tymczasem wystarczy nawet szczątkowe przeanalizowanie zadań poszczególnych pracowników lub działów i ich nowa aranżacja, aby udział czynności strategicznych punktu widzenia firm, wzrósł o trzydzieści pięć procent. Musimy sobie bowiem zdać sprawę z tego, że w miarę rozwoju firmy, ta zaczyna żyć własnym życiem i procesy decyzyjne, które nie są reformowane i dostosowany do nowych potrzeb i możliwości, staja się kulą u nogi.

Kolejnym elementem, który nie wpływa na wyniki finansowe firmy, a jednocześnie doskonale marnuje czas pracowników, są długie obrady i konferencje. Te wydają się wielu zarządzającym czymś absolutnie koniecznym i wymaganym w sensie komunikacji między kadrą zarządzającą a pracownikami. Tymczasem jak pokazują badania, jesteśmy w stanie taką komunikację skrócić do kilku minut. Musimy jedynie przygotować zakres prac, obowiązków i skonkretyzować nasze oczekiwania co do samych pracowników. Godzinne omawianie każde aspektu działania firmy, bez planu samej dyskusji zazwyczaj nie rozwiązuje żadnych problemów, a jedynie marnuje nasz i pracowników czas.