W większości firm dość regularnie organizuje się konferencje, szkolenia czy spotkania biznesowe. Mają one na celu zebranie przedstawicieli danej instytucji lub organizacji w celu omówienia ustalonych zagadnień. Łączy się to więc najczęściej ze spotkaniem grupy osób, podczas którego następuje wymiana uwag, poglądów i przemyśleń na tematy zawodowe.

Jak zorganizować udaną konferencję?

Konferencje – rodzaje

Ze względu na omawiane zagadnienia, konferencje można podzielić na:

* konferencje naukowe dotyczące spotkań w gronie naukowców zainteresowanych jakimś obszarem nauki;

* konferencje biznesowe, związane z omawianiem zagadnień dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, zarządzania nim oraz nowych metod, procedur czy problemów związanych z branżą;

* konferencje handlowe, dotyczące grupy przedsiębiorstw i uczestników z wielu firm;

* konferencje prasowe, gromadzące przedstawicieli mediów oraz osoby, które informują najczęściej o jakimś ważnym wydarzeniu;

* konferencje polityczne.

Warunki udanej konferencji

Udana konferencja wymaga doskonałego zgrania kilku czynników, ale przede wszystkim dobrego planowania, realizowania i koordynowania działań. Jest to praca zespołowa wymagająca twórczej inwencji, lecz także zdolności przewidywania, systematyczności i cierpliwości. Od tego bowiem zależy czy będzie ona ciekawa i wartościowa dla zebranych osób, czy wręcz przeciwnie, nudna i mało produktywna. Nieco inaczej planowana będzie konferencja kilkugodzinna, a inaczej na przykład dwudniowa impreza tego typu. Ogólne zasady są jednak takie same.

* Pierwszą i najważniejszą zasadę stanowi przygotowanie harmonogramu, ustalenie daty i czasu, sprawdzenie czy najważniejsi uczestnicy będą dostępni.

* Kolejnym punktem będzie zaplanowanie tematu konferencji i jej myśli przewodniej. Warto również przemyśleć, ile czasu zajmą poruszane zagadnienia.

* Niezmiernie istotnym elementem jest promocja konferencji. Warto więc nadać jej większy rozgłos, na przykład za pośrednictwem internetu.

* Wstępna rejestracja uczestników pozwoli zorientować się, jaka jest skala zainteresowania konferencją. Pozwoli to bowiem zamówić odpowiednią ilość materiałów dla każdego i zaplanować inne wydatki.

* Kolejna ważna sprawa to odpowiednia lokalizacja, najlepiej w budynku z dużym parkingiem, który bez problemu pomieści samochody zaproszonych gości. Istotna jest też sala konferencyjna, jej wielkość, wygodne siedzenia, ale też ich ustawienie, które sprawi, że mówca będzie dobrze widoczny z każdego miejsca.

* Bez dobrego wyposażenie i obsługi technicznej nie uda się żadna konferencja, dlatego należy sprawdzić komputery i sprzęt audiowizualny.

* Każdy uczestnik konferencji powinien otrzymać dokładnie rozpisany program.

* Warto zaplanować catering dla uczestników, gdyż zawsze jest on mile widziany, a dodatkowo stanowi najlepszą okazję do nawiązania kontaktów czy odnowienia starych znajomości. Oczywiście planując catering trzeba wziąć pod uwagę kilka dodatkowych aspektów, dotyczących między innymi menu, budżetu czy obsługi gości. Nie można go jednak pominąć, gdyż zawsze cieszy się dużym zainteresowaniem.

Przestrzeganie wyżej wymienionych zasad zapewni miłą atmosferę spotkania i sprawną organizację, a dzięki temu będzie gwarancją udanej konferencji.

Artykuł powstał przy współpracy z konferencjenimbus.pl