Organizacja konferencji - co należy o niej wiedzieć

Organizacja konferencji – co należy o niej wiedzieć

Popularne poradnik Poradnik Klienta

Firmy w swoich planach i programach na rok mają uwzględnione fundusze, które są przeznaczone na organizacje szkoleń, czy konferencji. Celem takich wydarzeń jest na przykład: powitanie nowych pracowników, czy jakiekolwiek podsumowanie kwartalne lub roczne. Możliwości jest wiele, ale samo zajęcie się wszystkimi kwestiami organizacyjnymi jest bardzo czasochłonne. Nie ważne jest, czy będzie to poziom kameralny, czy może na skalę światową. Istotne, by nie dać się pokonać stresowi i ze spokojną głową planować wszystko punkt po punkcie. Z tego powodu dobrze jest się zapoznać z podstawowymi zasadami związanymi z konferencjami.

Czym kierować się organizując konferencję?

Na początku warto zająć się strategią. Do najważniejszych aspektów należy jej aspekt edukacyjny, motywacyjny, a także integracyjny. Skupiając się na pierwszej funkcji, możemy zaliczyć szkolenia, czyli konferencja jest organizowana po to, aby pracownicy zdobyli potrzebną wiedzą. Natomiast dwie pozostałe mają wznieść interakcje między pracownikami na wyższy poziom, a także zmotywować ich do większej pracy na rzecz firmy. Każdy profesjonalista, który zajmuje się konferencjami, powinien ją dobrze zaplanować. Spisać sobie wszystkie punkty na kartce papieru, by nie pominąć żadnego szczegółu. Zadbać o liczbę osób, tematykę spotkania, a także o to by program był odpowiednio dobrany, a każdy wiedział po kim występuje. Dopracować to tak, by tematyka przemówień wzajemnie się dopełniała. Termin powinien zostać wybrany tak, aby odpowiadał szerokiemu gronu osób. Świetnym pomysłem jest rozesłanie imiennych zaproszeń, które za pomocą tradycyjnej poczty dotrą do zainteresowanych. Na koniec pozostaje skupienie się i wyselekcjonowanie odpowiedniego miejsca.

O czy warto pamiętać?

Przed organizacją szkolenia należy wybrać miejsce, które będzie odpowiednie dla naszej konferencji. Dobrą lokalizacją będzie hotel, ponieważ tutaj możemy wybrać opcję, która obejmie nocleg, a więc będziemy mogli skorzystać z pełnej oferty obiektu noclegowego. Poza tym firma ma prawo do przeniesienia części obowiązków na dział sprzedaży. Dodatkowo warto pamiętać, że hotel ma możliwość przygotowania spersonalizowanej oferty dla danego podmiotu, która uwzględni dodatkowo obiady i kolacje, a także tzw. przerwy na kawę. Zapoznać się z kosztami, co wchodzi w cenę pobytu, a za co najprawdopodobniej będzie trzeba dopłacić.

W trakcie trwania spotkania należy umożliwić uczestnikom uzupełnienie płynów i zaspokojenie głodu za pomocą przekąsek. Wystarczy dwadzieścia minut, by każdy zregenerował swoje siły. Warto zadbać o salę, która będzie miała odpowiednią wielkość dla wszystkich, odpowiednie nagłośnienie i akustykę. Dobrym pomysłem jest o zadbanie o odpowiednią temperaturę, która będzie sprzyjać rozmowom, a także o to, aby w środku znajdował się projektor, tablica oraz zapewnione materiały piśmiennicze. Szczegółową pieczą należy objąć sprawdzenie wszystkiego od początku do końca, a następnie przygotowanie alternatyw na ewentualne wypadki. Po odbyciu się konferencji warto poprosić o opinie, co było dobrze, a co poszło nie tak. Dzięki temu w przyszłości będzie można się ustrzec popełniania błędów.

Artykuł powstał przy współpracy z Nadmorski.pl
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments