Służbowe e-maile – jak je pisać, czego unikać i dlaczego warto czytać je dwa razy. Korespondencja e-mailowa jest obecnie bardzo powszechna w środowisku pracowniczym. Właściwie, to podstawa komunikacji. Dlatego ważne jest, aby przebiegała ona sprawnie i profesjonalnie.

Służbowe e-maile – jak je pisać

Dlaczego to takie ważne?

Ponieważ świadczy to o dobrych manierach. W środowisku internetowym, zyskało to nową nazwę – netykieta, czyli zbiór zasad poprawnego zachowania w sieci. W wiadomościach wysyłanych z kont pocztowych nie liczy się jedynie to, co chcemy przekazać, ale także w jaki sposób. Warto więc podejść do sprawy poważnie i minimalizować sytuacje, poprzez które można zostać odebranym jako osoba niekompetentna, a czasami też tracić cennego klienta bądź podpaść przełożonemu. W pewnym więc sensie, korespondencja e-mail to nasza wizytówka, dzięki której możemy wiele wygrać, jak i tyle samo stracić. Służbowe e-maile wymieniamy nie tylko z klientami, z którymi bezpośrednio współpracujemy jako freelancer bądź właściciel firmy, ale też z tymi, których zlecił nam szef i wykonujemy im jakiś projekt lub zlecenie.

Nie można też zapominać o wiadomościach na linii podwładny-przełożony. Tutaj bywa różnie, ale w ostatnim czasie da się zauważyć tendencję do rozluźniania takich relacji i tym samym, sama wymiana e-maili jest tu bardziej koleżeńska aniżeli „grzeczna i wzniosła”. Nie mniej jednak początki takiej konwersacji są „oficjalne”.

Jak pisać i wysyłać?

Jedną z pierwszych rzeczy, jaka rzuca się w oczy po otrzymaniu e-maila to adres nadawcy. Jego nazwa ma zawierać imię i nazwisko bądź kombinację naszych personaliów. Bardzo źle wygląda ona z buziakami i kotkami w treści czy też innymi „perełkami”. Klient, który otrzyma taką wiadomość, może nie potraktować jej poważnie. Wiąże się tutaj także inna istotna rzecz. Najlepszym rozwiązaniem jest komunikowanie się ze służbowego adresu, nie prywatnego. To dla niego bardziej pewna i rzetelna wiadomość (nie potraktuje jej jako spamu czy oszustwa). Dlatego też, zadbajmy o to, aby umieścić w wysyłanej korespondencji stopkę z informacją o zajmowanym stanowisku i numerze telefonu. Przy wiadomościach niezwykle ważna jest też świadomość tego, do kogo ją wysyłamy, aby nie doszło do sytuacji, w które Pan Marek dostanie e-mail ze zwrotem Pani Joanno!

Należy także odpowiednio ją rozpocząć. Na stopie bardzo oficjalnej, najwłaściwszą formą jest zwrot „Szanowny Panie/Pani/Państwo. W przypadku dłuższych relacji, kiedy obie strony znają się bardziej, można pozwolić sobie na zastąpienie Pana/Pani imieniem odbiorcy. Kończąc wiadomość, najlepiej jest użyć formy “Z wyrazami szacunku”.

Nie można zapominać o właściwej nazwie tematu wiadomości. Musi być zwięzła i precyzyjna, aby odzwierciedlać istotę konwersacji. To znacznie i zdecydowanie ułatwia odnajdywanie spośród setek e-maili na skrzynce tę właściwą. I dotyczy to każdej ze stron rozmowy.

Jeśli chodzi zaś o treść e-maila, to ona też ma być zwięzła, konkretna i zawierać najpotrzebniejsze informacje. Dobrze jest też wystrzegać się emotikon (w sytuacji lepszych, dłuższych relacji nie są czymś niewskazanym). Natomiast w kwestii terminu odpowiedzi na taką wiadomość, to najlepiej jest zrobić to w ciągu 24 godzin. Jeśli nie jesteśmy w stanie udzielić jej od razu, dajmy o tym znać pisząc np. „Wrócę z odpowiedzią”. A sytuacji przebywania na urlopie bądź poza biurem – ustawić automatyczną wiadomość informującą o tym.

I na samym końcu – trzeba to wszystko ponownie przeczytać zanim klikniemy w przycisk „Wyślij”, sprawdzając jednocześnie, czy załączyliśmy ewentualne pliki idące przedmiotem wymiany wiadomości. Warto wprowadzić to w nawyk.

Czego unikać?

Klienci bywają różni. Jedni są bardziej pobudliwi i zanim coś sprawdzą – oskarżą, zaś inni dokonują wstępnej weryfikacji, po czym oczekują wyjaśnień. Chodzi tu mianowicie o wystąpienie problemu. Jeśli mają słuszne pretensje, należy przeprosić i wyjaśnić oraz, ewentualnie, zaproponować rozwiązanie. W przypadku zaś błędnego oskarżenia, także musimy wyjaśnić, ale już to, że nie mamy nic z tym wspólnego. Oczywiście, podając na to dowody. Warto mieć na uwadze, aby komunikować to językiem zrównoważonym, jednoznacznym, tak, aby osoba po drugiej stronie nie odczytała tego jako pretensjonalny ton. Tak więc, najważniejsze jest tu zachowanie spokoju i klarowne wytłumaczenie powstałej sytuacji.

Artykuł powstał dzięki portalowi Umowa pożyczki